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每个部门/单位在任何组织必须管理过程中所使用的纸张和电子记录每天的业务。记录被保留或销毁根据组织的官方记录保留时间。

同样重要的是为每个部门/单位留出时间做一个“年度清洗”适当的纸质和电子记录据官方记录保留时间。这样做通常是在本财政年度结束时,或日历年度的结束,因为许多保留和处理指令的格式“财政年度结束时,处理所有记录X岁或更老。“部门/单位应选择最适合他们的工作流程的时间,人员,这个一年一度的清洗和类型的记录。

协调员的角色的年度记录清除

部门/单位的管理通常会指定一个人来监督,确保本年度清洗进行和完成整个部门/单位。这个角色分配的人也可能发生的官方记录记录保留区域协调员/区,在这种情况下,那个人也会执行,作为上面列出的角色。然而,并不是每一个人分配监督年度清洗自己的部门/单位的记录,也是一个官方记录协调员。

了解更多的记录协调员的角色。