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活动记录
记录需要执行当前操作或正在进行的业务问题。咨询经常,它必须方便可以直接引用,手动或通过一个计算机系统。
行政保留的标准
记录的标准或规则涉及可用性为长期管理的一致性和连续性,以及个别项目的日常运营单位。
可容许
一个法律术语,指的是条件的证据,包括记录和信息,可能会引入法律诉讼。容许作为证据,记录必须满足两个基本要求:(1)其内容必须相关的问题;和(2)必须牢固确立其真实性。
档案权限
机构或项目负责选择和保存档案,使它们可用,和其他批准销毁记录。
归档数据
信息通常存储在二级,离线媒体并不能直接访问用户的计算机系统,但它仍然是需要保留。
档案
文档创建或接收和积累的过程中由一个人或组织的事务和保存,因为他们持续的价值;建筑的建筑或部分档案的保存和提供咨询,和/或机构或项目负责选择、获取、保留、提供档案。
审计
独立审查和检查记录和活动为遵守既定的政策或标准测试,常常建议控制或过程的变化。
记录的真实性()
努力建立一个记录是声称,没有被篡改或破坏创立以来;即,它的可靠性可以证明通过其生命周期的不同阶段。
证书的破坏
用于文档指定的破坏形式记录系列基于记录保留时间表。通常包括记录系列的标题、日期的系列中,组织/机构单位的所有者记录系列、体积或数量的盒子摧毁,名称核准人破坏,破坏的方法,和日期的破坏。
机密记录
任何业务记录包含敏感信息。这些记录通常是根据特殊的规则和政策有关的访问、使用和披露。
方便的拷贝
复制(s)的原始记录,通常用于访问或引用。
数据归档
传输电子记录的过程从在线存储设备,如硬盘、移动记录媒体,如磁带或光碟,离线存储。在大多数情况下,归档数据相对不活跃,不需要在线访问。
数据迁移
移动的过程信息系统或存储介质数据从一个到另一个;将电子记录转换为新的文件格式或存储媒体保持可用性。
数据仓库
一个大型的数据库结构来支持决策。
数据库
包含记录的文件组织成一个或多个数据元素,称为字段,存储特定类别的信息。
破坏
的删除的记录以外的任何可能的重建。方法可能包括分解或焚烧纸记录,或执行安全数据删除或磁盘和内存擦拭电子记录。看到datamgmt.iu.edu指导制度的破坏数据。
破坏举行
持有放置在预定销毁记录由于可预见的或未决诉讼、政府调查,审计,或特殊组织的需求。也称为法律,冻结通知,保存订单,暂停订单,或持有的注意。
数字文件图片
图片是真实的副本的文件。真正的复制是一个准确地再现了原始文档。
数字文件成像系统
位图的图像表征系统,可以补充,补充或更换纸文件系统和缩微胶片。
目录
目录的电子存储介质。
性格
最后一个行政行动记录,包括破坏,转移到另一个实体,或永久保存。上面列出的例子可能包括破坏(见定义),转移到大学档案,或集中办公。
文档管理
技术用于调节创建、使用和维护的文件根据既定的政策和程序。看到相关的:企业内容管理。
文档类型定义(DTD)
的一组规则指定文档的结构和标签用于定义结构,可以用来验证是否格式良好的文档。
电子记录
一个包含机器可读的记录,而不是人类可读的信息。
电子签名
任何电子签名computer-processable记录的方法。
企业内容管理
的技术、工具和方法用于创建、获取、处理、存储、传递、保存信息内容,尤其是非结构化内容,整个企业。看到相关:文档管理
基于事件的处置
概念,一旦注册事件发生时,处理计划开始。相关:触发事件。
事件代码
特定事件的唯一标识符开始处理时间;通常一个短语或单词的缩写。例如:“日历年底”的代码可能CYE。
FERPA
家庭教育权利和隐私法案(20事项§1232克;34 CFR 99)的一部分。一项联邦法律,保护学生的隐私教育记录。法律适用于所有的学校接收资金美国教育部的一个应用程序。
场
在数据库记录一个数据元素。
文件的计划
分类方案描述不同类型的文件保存在一个办公室,他们是如何识别,他们应该被存储,以及他们如何应该索引检索和批准的性格为每个文件的引用。
一般记录时间表
一系列记录日程管理指定的记录常见几个或所有机构、行政单位的法人团体,它有时被描述为功能保留时间表。
公认记录原则(GARP)
指导声明信息治理基于ARMA国际八记录原则:问责制、完整性、保护、合规、可用性、保留、性格,和透明度。
HIPAA
健康保险可移植性和责任法案1996。一套国家标准保护特定的健康信息。
历史记录
材料在任何格式(论文、电子、音像等)创建或由印第安纳大学收集单位和代表,保留由于持久的行政,法律、财政、证据、历史价值或作为证据的职能和责任单位和个人。”半岛客户端app官方登录
活动记录
不再需要进行记录保留,直到满足当前业务但最后的停留时间。
信息生命周期
的不同阶段存在的信息,从创建到最终处置。
库存
看到记录库存。
关键字段
一个字段选择索引记录包含在一个数据库中。
元数据
结构化信息描述,解释说,定位,或使它更容易检索、使用、或管理的信息资源。
迁移
移动的过程信息系统或存储介质数据从一个到另一个。注意:迁移完成,以确保持续访问信息系统或介质所取代,随着时间的推移变得过时,或降解。
办公室的记录
办公室指定维护特定的记录或官方副本记录在一个组织。
办公室保留
一系列记录的时间保持活跃存储有规律地使用。
离线信息
信息存储的设备除了它将检索和回放。
在线信息
立即和不断提供给计算机的信息。
永久记录
已经确定有足够的历史记录,行政、法律、财政、或其他价值来保证持续的保护。
盘点
识别组织的所有有形的记录的过程。
保存
所涉及的过程和操作确保技术和知识生存的真实记录。
享有特权的记录
一个记录,其中包含的信息,只能对那些被授权查看它。
实时备份
灾难恢复的方法,采用同时或几乎同时由多个电脑记录的信息。
记录(年代)
任何形式的信息创建、接收或由印第安纳大学或其雇员或代理人依照法律义务或在大学追求的使命。半岛客户端app官方登录
记录副本
指定记录的副本,以满足组织的保留要求信息存在于多个副本;也称为官方副本。
记录系列
一组逻辑相关记录,支持特定的业务或管理活动,例如,一个人员组成应用程序的文件,推荐信,福利形式,等等。
记录系列代码
一系列记录的惟一标识符;通常由字母数字的位数。
记录存货
一个详细的清单,包括类型、地点、日期、卷、设备、分类系统、和使用数据的一个组织的记录;每个记录的解剖捕获所有相关的信息记录中使用它的评价。
记录管理
管理负责领域的效率和系统的控制创建、收据、维护、使用和处置记录,包括获取和维护过程的证据和信息业务活动的形式记录。
记录保留时间
列表记录系列由一个组织的全部或部分,在一起的时间每个系列。
记录调查
一个广泛的概述的数量和类型记录在一个组织中,通常完成之前,一份详细的库存。
保留
档案管理的一个方面决定记录需要保留多长时间。
停留时间
记录必须保持的时间以满足行政、财政、法律、或历史需求。
保留时间
一系列全面的记录列表,显示为每个要保留的时间和它的性格。
安全副本
副本创建额外的记录作为保护措施;也称为备份副本。
的源文件
文件包含信息转换为电子记录。
学生记录
记录直接关系到一个学生和维护一个教育机构或机构或一部分间隔为一个机构或机构,如果某些条件得到满足。
标签
一块特定的元数据——关键词词或短语是分配给一个对象用于浏览或搜索内容。标记的过程通常是指用户协作的能力添加自己的描述性的标签信息。
总保留
一系列记录的时间是被存储在活跃的和不活跃的存储。
触发事件
事情必须发生前停留时间开始运行。相关:基于事件的处置。
单元特定保留时间
单元特定保留时间准备专门为一个单位在一个组织。它只列出了这些记录系列,一个给定的名称为每个单元保持明确的保留。
重要的记录
记录是一个组织的运作的基础和必要继续在异常情况下及时操作。
重要的记录程序
政策和程序的一套系统,全面,和经济控制的损失与重要的相关记录。
定义收集从多个来源,包括
ISO 15489 - 1:2001
弗兰克斯,p (2013)。记录和信息管理。芝加哥:Neal-Schuman。
Saffady, w (2009)。管理电子记录。4日Lenexa: ARMA国际。
蒙大拿、j . (2010)。如何开发一个保留时间表。Overland Park: ARMA国际。
史蒂芬斯(2010)。档案管理:从纸张到电子转变。Overland Park: ARMA国际。
Saffady, w (2016)。记录和信息管理:专业实践基础。第三Overland Park: ARMA国际
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