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任何机构的每个部门/单位都必须管理日常业务中使用的纸张和电子记录。记录按照组织的正式记录保留时间表进行保留或处置。

每个部门/单位都应抽出时间，根据正式的档案保留时间表，对适当的纸张和电子档案进行“年度清理”。这通常在财政年度结束时完成，或者在日历年结束时完成，因为许多保留和处理指示遵循“在财政年度结束时，处理X年或更早的所有记录”的格式。部门/单位应选择最适合其工作流程、人员配备和记录类型的时间段进行年度清理。

年度记录清理协调人的角色

部门/单位的管理层通常会指派一名人员监督和确保整个部门/单位进行和完成这项年度清洗工作。被分配这一角色的人也可能恰好是记录保留区域/子区域的正式记录协调员，在这种情况下，此人也将履行上述角色。然而，并不是每个被指派监督本部门/单位年度清洗记录的人都是正式的记录协调员。

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