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活动记录
执行当前操作或正在进行的业务事项所需的记录。它需要经常查阅，而且必须能够方便地以手工或计算机系统的方式提供即时参考。
行政保留标准
标准或规则涉及长期行政一致性和连续性的记录的可用性，以及单个项目单位的日常操作。
可容许
一种法律术语，指包括记录和信息在内的证据可被引入法律程序的条件。要作为证据被接受，一份记录必须满足两个基本要求:(1)其内容必须与手头的问题有关;(2)其真实性必须牢固确立。
档案权限
档案馆负责选择和保存档案、提供档案和批准销毁其他档案的机构或项目
归档数据
信息通常存储在次要的离线媒体上，计算机系统的用户不能直接访问，但仍然需要保留。
档案
个人或组织在处理事务过程中产生或接受、积累并因其具有持续价值而予以保存的文件;保存档案并供查阅的建筑物或建筑物的部分，和/或负责选择、获取、保存和提供档案的机构或项目。
审计
独立的审查和检查记录和活动，以测试是否符合既定的政策或标准，经常提出改变控制或程序的建议。
(记录的)真实性
努力建立一个记录是它所声称的，并且自创建以来没有被篡改或以其他方式损坏;也就是说，它的可靠性可以通过其生命周期的各个阶段来证明。
销毁证明书
根据记录保留时间表，用于记录指定记录系列销毁的表格。通常包括记录系列的标题、系列所涵盖的日期、记录系列的组织/机构单位所有者、销毁的盒子数量或数量、销毁授权人的姓名、销毁方法和销毁日期。
机密记录
任何包含敏感信息的业务记录。这些记录通常受到有关其访问、使用和披露的特殊规则和政策的约束。
方便的拷贝
原始记录的副本，通常用于查阅或参考。
数据归档
将电子记录从在线存储设备(如硬盘)转移到可移动记录介质(如磁带或光盘)以供离线存储的过程。在大多数情况下，存档数据相对不活跃，不需要在线访问。
数据迁移
将数据从一种信息系统或存储介质转移到另一种信息系统或存储介质的过程;将电子记录转换为新的文件格式或存储介质以保持其长期可用性的过程。
数据仓库
支持决策的大型数据库结构。
数据库
包含组织成一个或多个数据元素(称为字段)的记录的文件，这些数据元素存储特定类别的信息。
破坏
彻底抹掉一份记录，不可能再重建。方法可能包括粉碎或焚烧纸质记录，或对电子记录执行安全数据删除或磁盘和内存擦除。看到datamgmt.iu.edu关于销毁机构数据的指南。
破坏举行
由于可预见的或未决的诉讼、政府调查、审计或特殊组织要求而对记录的预定销毁进行的暂停。也称为法定持有，冻结通知，保存命令，暂停命令，或持有通知。
数码文件图像
这些图像是制作它们的文件的真实副本。真正的副本是准确地复制原始文档的副本。
数字文档成像系统
位图图像表示系统，可以补充、补充或取代纸张归档系统和缩微胶卷。
目录
电子存储介质的目录。
性格
对记录采取的最终行政行动，包括销毁、转移给另一个实体或永久保存。例如销毁(见上面列出的定义)，转移到大学档案馆，或集中办公室。
文档管理
用于根据已建立的策略和过程规范文档的创建、使用和维护的技术。参见相关:企业内容管理。
文档类型定义
一组规则，指定文档的结构和用于定义该结构的标记，并可用于验证文档是否格式良好。
电子记录
包含机器可读(与人可读相反)信息的记录。
电子签名
在计算机可处理的记录上签字的任何电子方法。
企业内容管理
用于跨企业创建、捕获、处理、存储、交付和保存信息内容(特别是非结构化内容)的技术、工具和方法。参见相关:文档管理
基于事件的处置
一种概念，其中一旦注册的事件发生，处理计划就开始。相关:触发事件。
事件代码
开始处置期的特定事件的唯一标识符;通常是一个短语或单词的缩写。例如:“日历年结束”的代码可能是CYE。
FERPA
家庭教育权利和隐私法案(20 U.S.C.§1232g;34 CFR Part 99)。保护学生教育记录隐私的联邦法律。这项法律适用于所有接受美国教育部适用项目资助的学校。
场
数据库记录中的数据元素。
文件的计划
一种分类方案，描述办公室中维护的不同类型的文件、如何识别这些文件、应该在哪里存储这些文件、应该如何为检索建立索引，以及对每个文件的核准处置的参考。
一般记录时间表
一种记录表，用于管理公司机构的几个或所有机构或行政单位所共有的特定系列记录，有时被称为职能保留表。
公认簿记原则(GARP)
基于ARMA国际发布的八项记录保存原则的信息治理指导性声明:问责制、完整性、保护、合规、可用性、保留、处置和透明度。
HIPAA
1996年《健康保险流通和责任法》。一套保护某些健康信息的国家标准。
历史记录
由印第安纳大学单位或代表创造或收集的任何格式的材料(纸质、电子、视听等)，因其持久的行政、法律、财政、证据或历史价值或作为单位或个人的职能和责任的证据而被保存。”半岛客户端app官方登录
活动记录
记录不再需要进行当前业务，而是一直保存到其保留期限结束。
信息生命周期
信息存在的不同阶段，从产生到最终处理。
库存
见记录存货。
关键字段
为在数据库中包含的记录中建立索引而选择的字段。
元数据
描述、解释、定位或以其他方式使检索、使用或管理信息资源更容易的结构化信息。
迁移
将数据从一种信息系统或存储介质移到另一种信息系统或存储介质的过程。注意:迁移是为了确保在系统或介质被替换、过时或随着时间的推移而退化时仍能继续访问信息。
档案室
档案室:在一个组织中被指定保存记录或某一特定记录的正式副本的办公室
办公室保留
记录系列在主动存储器中维护以供常规使用的时间。
离线信息
存储在与它将被检索或回放的设备分开的地方的信息。
在线信息
计算机可立即连续获取的信息。
永久记录
被确定具有足够的历史、行政、法律、财政或其他价值而值得继续保存的记录
盘点
确定一个组织的所有有形记录的过程。
保存
保存:确保真实记录在技术上和知识上经久不衰的过程和操作
享有特权的记录
一种记录，其中包含的信息只有被授权查看的人才能访问。
实时备份
一种利用多台计算机同时或几乎同时记录信息的灾难恢复方法。
记录(年代)
印第安纳大学或其员工或代理人根据法律义务或追求大学的使命创建、接收或维护的任何形式的信息。半岛客户端app官方登录
记录副本
为满足组织对存在于多个副本中的信息的保留要求而指定的记录的副本;也被称为官方副本。
记录系列
支持特定业务或行政活动的一组逻辑上相关的记录，例如由申请书、推荐信、福利表格等组成的人事档案。
记录序列代码
记录系列的唯一标识符;通常由字母数字组成。
记录存货
一份详细的清单，包括组织记录的类型、地点、日期、数量、设备、分类系统和使用数据;对每个记录进行分析，以获取有关该记录的所有相关信息，并用于评估。
记录管理
管理领域负责对记录的创建、接收、维护、使用和处置进行有效和系统的控制，包括以记录形式获取和维护关于商业活动的证据和信息的过程。
记录保留时间表
由一个组织的全部或部分保存的一系列记录清单，以及每一列记录的保存期限
记录调查
对一个组织内记录数量和类型的广泛概述，通常在详细清查之前完成。
保留
记录管理的一个方面，决定记录需要保存多长时间。
停留时间
记录必须保存的时间长度，以满足行政、财政、法律或历史要求。
保留时间
一份记录系列的综合清单，说明每一项记录的保存期限和处置办法。
安全副本
创建额外的记录副本作为保护措施;也称为备份副本。
的源文件
包含要转换为电子记录的信息的纸质文件。
学生记录
与学生直接相关的记录，由教育机构或机构保存，或在符合某些条件的情况下由机构或机构的部分代理保存。
标签
分配给内容对象以用于浏览或搜索的特定元数据(关键字术语或短语)。标记的过程通常是指用户协同向信息添加自己的描述性标记的能力。
总保留
记录序列在活动存储器和非活动存储器中存储的时间。
触发事件
在保留期开始运行之前必须发生的事情。相关:基于事件的处置。
特定于单元的保留时间表
专门为组织中的某个单位准备的特定于单位的保留时间表。它只列出了特定单位保存的记录系列，并明确指定了每个记录的保留名称。
重要的记录
对一个组织的运作至关重要的记录，是在异常情况下不拖延地继续运作所必需的记录。
生命记录程序
一套系统、全面和经济地控制与生命档案有关的损失的政策和程序。
定义是从许多来源收集的，包括
ISO 15489 - 1:2001
弗兰克斯，P.(2013)。“记录与信息管理”。芝加哥:Neal-Schuman。
萨法迪，W.(2009)。管理电子记录。第4版。Lenexa: ARMA International。
Montaña, J.(2010)。如何制定员工留存计划。Overland Park: ARMA International。
史蒂芬斯，D.(2010)。档案管理:从纸质到电子的过渡。Overland Park: ARMA International。
萨法迪，W.(2016)。记录与信息管理:专业实践基础。第三版。陆地公园:ARMA国际
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