记录是什么?
我应该保持的纪录,多长时间,我怎么处置他们?
冲突的保留和/或处置指令
注意事项记录存储和访问
创建或更新单元特定& General记录保留时间
副本的记录
异常后记录保留时间表
持久价值的处理记录
部门/单位级别的盘点记录
管理电子邮件
新纪录系列
私人文件
记录处理和处置
在办公移动或档案管理建设
定期回顾你的保留计划
扫描纸质记录
部门年度清洗
印第安半岛客户端app官方登录纳大学,一个记录被定义为任何形式的信息,创建、接收或由印第安纳大学或其雇员或代理人依照法律义务或在大学追求的使命。
记录的例子包括合同和其他官方协议,财务文档,会议议程和分钟,出版物和学生记录。
不是记录在国际单位是什么?
办公室可能持有各种临时文件没有长期历史和商业价值。这些不需要遵循特定的保留时间和可能随时处理。试着搜索记录保留时间表决定处理这些之前,确保没有法律或保留业务需求。
例子可能包括方便拷贝,从邮件列表对应,“垃圾邮件”,或垃圾邮件。
注:私人文件可能长期历史价值;看到私人文件更多的指导。
问题吗?
如果你不确定你如何分类记录,请查看记录保留时间时,向你伸出援手记录协调员,或者联系你的校园档案。
您可以了解更多关于档案管理在国际单位探索我们的资源https://libraries.indiana.edu/recordsmgmt。
前
我应该保持的纪录,多长时间,我怎么处置他们?
检查记录是否已被安排在一个现有的记录保留时间。如果没有咨询你的记录协调员。你的校园档案可以帮助确定如果记录有历史价值,应该转移。
前
当你库存单位的记录和搜索记录保留计划数据库(RRSD)为保留和处置找到方向的每种类型的记录您确定,您可能会遇到差异,如:
一系列记录的RRSD描述匹配的记录,但提供了保留和处理指令,不同于或与你的知识或历史冲突的处理记录。一个更改/校正RRSD可能需要。
两个或两个以上的条目在RRSD相同的记录,目前还不清楚哪一个匹配你的记录。援助是必要的,以确定最佳的行动方针。
记录的RRSD系列的方向接近,但不完全匹配,你持有的记录。援助是必要的,以确定最佳的行动方针。
你也可以学习新的联邦或国家规定,管理机构的指导,或者最佳实践反映出改变为保留过去的做法或处理某些类型的记录。一个更改/校正是必要的。
在所有这些情况下,明白了创建或更新单元特定& General记录保留时间方向如何提交一个请求。
前
大学应该存储记录保存期的考虑,数据分类和环境条件。
一般考虑
检查记录保留和处置计划(RRSD)保存期
记录包含机构数据应该存储根据IU的数据管理的指导方针
访问
谁需要访问记录?
他们可以集中存储吗?
他们应该需要一个关键和/或密码?
位置
记录存储在位置和稳定的温度和湿度
避免存储记录在地下室和阁楼
不存储记录直接在地板上,他们更容易受到水和害虫的危害吗
不要直接存储下面的管道或其它灭火系统
前
创建或更新单元特定& General记录保留时间
电子邮件iurm@indiana.edu做下列:
- 请求创建一个新的时间表
- 请求变更或修正记录系列
- 进一步的援助请求保留计划的发展
请求将由一个“质量审核”(QRV)团队内的大学记录保留和处理委员会。这个团队将包括Records Manager大学要求的档案校园,从总法律顾问代表,记录协调员相关的记录(年代)。
QRV团队将与请求单位澄清任何问题或变化。如果创建或改变是必要的,团队将确保相应更新时间表。
前
记录可能会多次处理和/或在多个部门/单位在常规的业务。在某些情况下,一位官员的副本纪录是部门之间转移。但是在许多情况下,重复的记录,通常通过复印记录,使用一式三份形式,电子邮件附件或创建新格式,如扫描纸拷贝到电子副本。
然而,保留时,一个办公室的记录通常是负责确保有一个最终位置/部门/单位正式保留记录。这可能是也可能不是适合部门/单位也保留副本,但它可能不合适,特别是在敏感文件的情况下。
使用中的指令IU记录保留计划数据库(RRSD)是否可以保留记录的副本,以及持续多长时间。
程序
一旦满足的业务需求文档,搜索RRSD确定是否包含在本文档的原始版本。特别注意从右边第五纵队,扩大,先进的视图,资格可以单位保留副本
如果已经安排,听从指示。
如果没有这个记录系列的条目RSSD,审查和提供的建议指导文档新纪录系列或类型。
前
诉讼将
当诉讼涉及大学或其雇员提起,迫在眉睫,甚至威胁,大学有责任保存所有记录有关问题。一旦意识到诉讼存在或可能提起大学律师会通知受影响的部门,谁来传播这个信息到适当的员工和提供方向记录要保存什么和什么方法。所谓的“诉讼”覆盖的记录保留时间,否则可能要求处理的相关记录。
没有大学员工通知大学顾问可能改变或摧毁一个记录,属于litigation-hold通知的范围。
任何大学员工变得意识到之前的诉讼或诉讼威胁收到大学的litigation-hold通知顾问应当立即通知大学顾问,应当暂停记录保留时间(即保持保留记录,即使计划表明是时候处理),直到收到具体的指示。
打开记录请求,传票送达大学雇员,搜查证
每种情况都是不同的,在打开的情况下记录请求,传票,或搜查证,我们可能需要重写我们的记录保留调度指令。总法律顾问办公室是唯一授权覆盖中的指令记录保留时间表。如果指示不同的法律总顾问,按照他们的指示。
任何大学员工提出的这些请求直接从非法律总顾问是遵循的指令副主席兼总法律顾问办公室的网站。
来源:副主席兼总法律顾问
前
一旦活动记录,档案如果联系你的校园数据库记录保留时间(RRSD)表示他们应该转移到校园档案。如果没有预定记录但你相信他们可能长期历史,研究,或法律价值,联系你们学校档案的指导。您可以了解更多关于建立一系列新的记录在这里。
前
部门/单位在大学创建和管理过程中记录他们的日常工作。盘点的过程允许单位识别他们的记录,使一个时间表与说明保留和处置这些记录,并管理他们根据法律和法规,国际单位的政策和业务需求。
盘点过程包括所有格式的记录,包括但不限于:纸、电子、照片、音像材料,缩微过程。
IU档案可以提供一份库存表,可以使用库存部门/单位的记录。
每个记录的部门/单位库存然后搜索在数据库记录保留时间表(RRSD),看看一个条目已经存在的记录在数据库中。如果是这样,这些指令应用于管理的记录。如果没有入境记录的时间表,然后请求添加一个新的记录系列相关指令保留和处置。如果记录存在,但包含矛盾的指导、审查指导意见冲突的保留和/或处置指令。
程序
首先,回顾RRSD确定是否你的部门/单位已经安排中的条目,或无论你的许多记录创建和管理已经计划由中央部门或单位。
尝试搜索记录保留区域,看看你的部门和单位已经条目。
试着搜索记录系列,主要记录你每天使用是否已经进入。
请联系您的记录协调员讨论记录希望库存。
如果你没有记录协调员,见第3步。
电子邮件archives@indiana.edu请求访问问卷库存。请包括您的部门信息和区域(s)的责任。复制你的邮件记录协调员,如果适用的话。如果你没有一个记录协调员,注意,在你的电子邮件的身体。
完成一个调查问卷形式对每个类型的记录。形式包括18个问题关于识别、保留和处置记录。
一旦你已经完成了盘点记录,结果将是起草记录保留时间。草案将会提供给你和你的记录协调员审查和批准。
批准,批准的时间表将质量评审和验证(QRV)团队。
QRV将提供单位的计划最终审查和批准之前出版RRSD。
前
发送和接收电子邮件,可以是一个组织的决策的证据,商业交易,和活动,因此可考虑正式大学的记录。IU校园档案积极征求主管的邮件,院长,上级管理员(即。国家档案馆”顶石的方法”)大学的活动更好的文档。然而,各级员工可能会有大学记录在他们的电子邮件和可以应用本文提出指导。
这些指导方针制定档案管理电子邮件的可接受的方法,和可能会采用,在全部或部分,办公室和个人。实现这些电子邮件指导之前,请检查你的与你的校园档案记录的政策。虽然这些指导方针的目的是申请记录保留历史研究的目的,办公室和个人应该考虑其适用性保留原因短期或长期的其他信息。
最基本的
员工在管理他们的电子邮件应该是一致的,如使用标准的主标题和收件箱文件夹命名标准,以确保在未来可以访问电子邮件和检索。
在员工退休,离开之前,或改变工作单位,可以考虑转移或提取任何部门或大学可能存储在他们的电子邮件记录校园档案或行政部门服务器使用。联系您的IT职业指导pst文件输出消息。
建立一个“持有”政策的电子邮件可能与一个已知的或预期的法律案件的调查。阅读更多关于异常后记录保留时间表。
如何保持
在情况下电子邮件已经回答很多次了,通常是最后一个记录副本是否包括所有以前的消息。电子消息的内容决定了它的地位,正如它当通信传播在纸上。
以下测试的答案如果是肯定的,那也许暗示,电子邮件是一个记录:
证明了一个业务相关的事件或活动或没有发生;
演示了一个事务;
确定参与业务活动或事件的知识;
法律法规等价值;
地址一个主题专门被大学覆盖要求,法律或法规。
电子邮件可以被认为是记录的例子包括:
议程和会议纪要包括管理团队、委员会和管理机构
任命主管每日预约日历和活动
业务事务文档
公务信件通信主管级别的,从组织内部和外部的其他人
文档的部门和组织决策和操作
草稿文件传阅置评或批准。这些反映了生物进化的政策或程序和关键因素在这些决定可能有历史或法律价值。
最终的报告或建议
格兰特建议、批准、报告
法律和财务记录
组织图表
颁发的政策、程序和程序指令组织的主管人员应对组织操作,主要功能,任务目标,或公众关心的问题,如手册、公告、订单、规则、指令、政策声明
新闻稿
电子邮件通常不被认为是记录包括:
公告的社会事件,如退休派对
起草的文件没有实质性的变化
消息的副本
国际米兰或者intra-organization备忘录、公告等一般信息
电子邮件从邮件列表
个人信息没有进行相关的业务(然而,这些有历史价值取决于记者和主题)
部分的文档作为参考或发送信息只拷贝
出版的参考资料
请求的信息
保持多长时间
与你协商记录协调员和/或记录保留计划,每个部门或单位应确定多长时间来保持记录基于其特殊的使命和法律、金融和监管要求。
这可能是有用的在保持决策类型的信息分成三个类别——没有价值,价值有限,和持久的价值,建立时期保持每组不管他们的形式(纸质或电子)。记得考虑电子邮件信息和附件作为一个文件。
类别1:电子邮件消息的任何价值
保留:0 30天
例子:
垃圾邮件
个人
从分布列表消息/(邮件列表)不相关的业务
份出版物
常规请求信息或出版物
信息如假日关闭,慈善驱动器
内部消息的副本如果收件人不主收件人
类别2:电子邮件信息有限的价值
保留:只要业务所必需的
不再需要时参考使用,删除
合法使用,直到诉讼达成和解,上诉时间到期
管理使用,直到管理需要的是满足
例子:
例行的信件
汇票或工作副本的出版物或报告存在一个最终版本
3级:电子邮件与持久的价值
永久保留:
例子:
行政规划
政策和程序使用
新闻稿
报告
指令
如果你有邮件需要被转移到你们学校档案,请联系您的校园档案或者records manager。
前
如果你有搜查了IU记录保留时间数据库和无法找到的条目记录,请请求一个RRSD之外。
如果你发现一个条目在RRSD记录系列接近,但不完全匹配,你坚持的记录,请请求援助,以确定最佳的行动方针。
看到的部分请求增加和变更记录保留计划数据库(RRSD)方向如何提交一个请求。
前
论文由教师或员工个人或专业使用,例如,创建或收集对于大多数教学材料,外部服务或专业发展活动——通常不是由大学的政策。例子可能包括课堂讲稿、通信与同事IU内外关于研究和服务,介绍在专业会议、出版物等等。然而,你的校园档案可能感兴趣收集这些材料进一步帮助文档人民大学和活动。
一些学术和研究文件是大学的官方记录;试着搜索记录保留时间之前确定学术或研究文档是一个个人。
当一个部门/单位确定记录处理,何时和如何使用下面的程序。
首先,回顾RRSD识别这些记录是否有条目的时间表,并已经被分配一个保留计划。
答:试着搜索,
记录系列,看看项目已经进入。
点击高级视图框,按关键字搜索。
你可能需要滚动到右边的高级视图扩展从7 - 24列
虽然搜索可能带回行数据,实际的关键字可能不突出。如果是这种情况,你需要滚动列来定位关键字来验证记录系列适合你的项目。
例如,搜索资格带回至少13行记录保留地区的学生和就业和福利。你需要滚动到定位记录系列(项)你正在寻找。
审核中的信息12列(性格)
基于信息,进行推荐。
删除,删除来自电子媒体,但没有消除
删除/覆盖——删除来自电子媒体和/或新信息在旧的数据副本
不适用这个项目必须永久保持
回收/删除,删除从纸质/电子文件但没有分解/擦除
安全地分解,使用正交碎纸机或university-approved服务或供应商保证机密性分解/处理
从电子媒体——看到安全地删除或删除数据管理关键数据指南为更多的信息,以及KB文章安全地擦磁盘和处理旧设备。
安全地转移到银行——媒体转移到适当的金融机构
档案转移到校园,请联系您的校园档案或者记录经理适当的方法(s)
如果不确定如何处理的物品使用推荐的方法,请联系您的记录协调员或者校园档案。
如果没有返回记录系列
联系记录协调员确认高级视图中显示,从右边第三列,为指导
也联系校园档案决心在做出最后决定前的历史价值。
前
经常提示考虑现有的记录是一个即将到来的移动或建设。它是一个很好的时间来解决非活动记录。
查阅记录保留时间数据库(RRSD)印第安纳大学,官方记录保留时间表来确定你的办公室将持有记录半岛客户端app官方登录破坏或转让你的校园档案。
如果你持有记录没有反映在RRSD,明白了新记录系列
定期回顾你的保留计划
每个部门/单位在大学创建,收集和管理记录在其日常工作。部门/单位必须根据法律和法规管理记录,IU策略和业务需求。
说明保留多久以及如何处置记录保存在该组织的官方记录保留时间表。国际单位的记录保留计划数据库(RRSD)持有印第安纳大学的官方记录保留时间表。半岛客户端app官方登录
虽然每次提供最准确的信息,业务的需要,包括它的政策和法规,可能会发生变化。因此各部门/单位应定期审查其记录保留时间,并做适当的修改。
程序
1。单位应当每年审查他们的保留时间,或每三年不少于一次。一个锚点,如日历,财政、或学年,可能是一个很好的时间进行审查。
2。任何时候一个主要的变化是引入到工作场所,应当检查现有的计划,以确定是否需要一系列新记录(参见新记录系列或类型),以及一般调整现有的时间表。一些例子:
- 是新技术引入取代纸质流程吗?如果是这样,有电子记录,应考虑保留时间表,取代纸质记录现有的安排吗?
- 一个例子可能是一个工作流应用程序替换一个论文的过程。如何授权现在存档?
- 改变现有的生产流程,介绍了建立新的授权,可能有一个需要保留?
- 的例子可能是授权的形式,发布形式,等等。
- 新的法律已经通过联邦或州政府,要求新文件或流程吗?
- 一个例子是最近印第安纳州要求脑膜炎疫苗的证明。
- 有专业协会管理工作建议流程或程序可能影响或记录保存?
- 一个例子可能是一个修订版的美国大学注册和招生办公室助理(AACRAO)指南半岛体育沙巴体育学生档案管理:保存、处理和归档的学生记录。
3所示。如果你确定需要修正,请参阅:请求增加和变更。
前
尽管今天的工作是创建并完成与电子,许多办公室仍然工作在混合环境中纸和电子记录。决定数字化纸质记录应包括以下方面的考虑:
- 法律要求保留记录在一个特定的格式;审查任何相关法律、法规和单位的政策
- 考虑任何审计或预期/要求正在进行的诉讼
- 适当的、可访问的存储环境环境完整的记录的保存期(s)
- 机构数据的存储要求datamgmt.iu.edu
- 提供工作人员和设备
- 供应商成本(例如是便宜的外包工作吗?)
步骤
部门年度记录清除
每个部门/单位在任何组织必须管理过程中所使用的纸张和电子记录每天的业务。记录被保留或销毁根据组织的官方记录保留时间。同样重要的是为每个部门/单位留出时间做一个“年度清洗”适当的纸质和电子记录据官方记录保留时间。这样做通常是在本财政年度结束时,或日历年度的结束,因为许多保留和处理指令的格式“财政年度结束时,处理所有记录X岁或更老。“部门/单位应选择最适合他们的工作流程的时间,人员,这个一年一度的清洗和类型的记录。协调员的角色的年度记录清洗的管理部门/单位通常会指定一个人来监督,确保本年度清洗进行和完成整个部门/单位。这个角色分配的人也可能发生的官方记录记录保留区域协调员/区,在这种情况下,那个人也会执行,作为上面列出的角色。然而,并不是每一个人分配监督年度清洗自己的部门/单位的记录,也是一个官方记录协调员。了解更多关于记录协调员的角色。
地点: